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10 claves para un evento corporativo exitoso

Durante el 3er. Congreso Iberoamericano de CIDEC (Ceremonial, Relaciones Públicas, Hospitalidad, Imagen y Organización de Eventos), realizado los días 7 y 8 de junio pasados, el flamante presidente de AOFREP (Organizadores de fiestas, reuniones empresariales y proveedores) y director de Dafing Group, Diego Feldberg, ofreció una conferencia relajada y muy amena a un numeroso auditorio de profesionales de distintos puntos del país. El tema fue “Las 10 claves para un evento corporativo exitoso”, área a la que se dedica Feldberg desde 1995. Estas son las claves, que sin duda se adaptan no solo a los grandes eventos empresarios sino también a un evento social.

1- Objetivo del evento: Lo que yo quiero comunicar.

Cuando nosotros vamos a organizar un evento lo primero que tenemos que tener bien claro cuál es el objetivo del evento. Podemos hacer el mejor evento pero no llegar a ese objetivo. Para eso debemos tener reuniones previas con la empresa, o con el cliente particular.

2 – Particularidades o expectativas del público destinatario.

Una vez sabido el objetivo, hay que tener en claro el target (cuál es el público al que va dirigido) del evento. Por ejemplo, un público muy joven no va a requerir ni los mismos recursos, ni la misma música, ni el mismo tipo de comunicación que asistentes con un promedio de mayor edad. El catering, la tecnología que usemos, todo se adecua al público.

3.- Elemento distintivo del evento, concepto del evento o característica que lo haga especial.

Cuando nosotros hacemos un evento, cuando lo pensamos, queremos lograr que la persona que va al evento se lleve lo que quisimos mostrar. Nos ha pasado a todos, irnos de una fiesta diciendo “qué lindo estaba el salón, qué bueno el show, qué buena comida”, pero… no buscamos que hablen de eso, sino del evento en un todo. Que la idea sea la que predomine, que el concepto tenga un poder que supere a los componentes. Lograr impacto, superar las expectativas y quedar en la gente.

4- Elección del lugar.

Este punto como los demás, garantiza estar más cerca del éxito. Debemos buscar el lugar que acompañe nuestros objetivos. No solo por la capacidad, aunque es fundamental saber cuánta gente hay convocada, sino también por los recursos que se van a desplegar, la dinámica que se va a ir desarrollando. Y por supuesto, ofrecer la mejor opción en cuanto a la accesibilidad del lugar para los invitados, incluso en el estacionamiento.

5-Comunicación previa y durante el evento.

Un evento es una herramienta de comunicación en vivo. Hay que reforzar siempre la comunicación, previamente generando expectativa e interés, durante el evento manteniendo al público conectado con lo que está pasando.

6-Selección de proveedores calificados.

Hay que organizarse internamente para tener un excelente banco de datos de proveedores, exige un esfuerzo importante, pero da beneficios. Cuando probamos un proveedor nuevo, previas referencias y entrevista, lo calificamos según nuestra experiencia. Lo ideal es tener en nuestro sistema todos los proveedores calificados, en cualquier lugar del país y algunos del mundo, quién es, qué trabajo hice con él, qué calificación le puse.

7- Atención a los controles de seguridad.

Sanitarios, salidas de emergencia, seguridad para los asistentes en entradas y salidas, etc. Las emergencias, que pueden ocurrir, nunca nos deben encontrar desprevenidos.

8-Controles legales.

Exigir siempre las habilitaciones de los lugares y profesionales que trabajen con nosotros, así como los seguros, y conocer cuáles son los alcances que estos tienen. Todo debe ser chequeado.

9-Los recordatorios, los souvenirs.

A veces, lo que la gente se lleva del evento es el evento mismo; otras veces se trata de un objeto, que exige diseño y producción, y va a ser entregado, por ejemplo. Todo esto debe quedar en claro ya desde las primeras reuniones con el cliente.

10- Disfrutar del éxito.

Para un cliente un evento puede ir perfecto, y esto da sin duda una aprobación necesaria y gratificante. Pero para lograr esto, nosotros como organizadores vamos siempre un paso adelante. Es indispensable el check list, donde pongamos por escrito cada detalle de la organización del evento, cada proveedor, quién se encarga de cada aspecto, qué debe hacer y cuándo, no decir “esto lo tengo en la cabeza” porque la cabeza falla. El check list se usa antes para la producción, y durante el evento, por supuesto. Además hay que armar lo que se llama el timing, la organización de cuándo van a ir pasando las cosas en el evento. Y algo muy importante con respecto a los horarios es poder ser flexible, porque hay que tener capacidad de respuesta a los imprevistos.